Como arquivar documentos em casa (passo a passo)

abril 13, 2015

Se você precisasse encontrar um documento que não usa há muitos anos, saberia exatamente onde procurar? E sabendo onde procurar, acharia o documento em quanto tempo? Não tem nem ideia? Saiba que em um arquivo você acha qualquer documento em no máximo 2 minutos. Porém para que essa "mágica" aconteça, não basta só colocar todos os documentos no arquivo, porque assim você vai apenas saber que eles estão lá, mas terá que folhear tudo até achar o que procura. Vou contar para vocês as dicas que usei para montar o meu arquivo pessoal, assim você terá uma boa ideia de como criar o seu. Vamos lá?


Meu arquivo


1-JUNTAR E SEPARAR

A primeira coisa a se fazer é juntar toda a papelada que se quer guardar. Quando eu falo em papelada não são só documentos pessoais, contas pagas e notas fiscais; falo de qualquer papel que você queira guardar para usar como referência em algum momento no futuro. Um folder da sua pizzaria favorita, por exemplo.

Depois de juntar tudo, é hora de separar. Isso mesmo! Porém separar de maneira ordenada, ou seja, usando algum critério. Contas com contas, recibos com recibos, receitas com receitas...

2-ESCOLHER AS CATEGORIAS

As categorias devem ser criadas de acordo com a separação de documentos que foi feita. Cada pessoa vai necessitar de um "pacote" diferente de categorias, pois cada um guarda diferentes tipos de papelada. Uma dica para escolher quais palavras usar como categoriais é optar por aquelas que forem mais intuitivas, ou seja, as primeiras palavras que lhe vierem à mente ao pensar em determinado assunto. Não invente nomes complexos, pois tornará a sua busca complicada. As categorias que eu escolhi foram bem simples: Carreira, Contratos, Documentos, Estudos, Finanças e Saúde.

-Carreira: todos os papéis referentes ao meu emprego atual e aos empregos pelos quais passei. Contracheques, atestados...
-Contratos: Contrato com academia, FIES...
-Documentos: cópias dos meus documentos pessoais, boletins de ocorrência...
-Estudos: certificados, históricos e outros documentos referentes à faculdade e cursos livres.
-Finanças: contas pagas, comprovantes, notas fiscais...
-Saúde: exames, receitas, cópias de atestados.

3-ESCOLHER E REUNIR O MATERIAL NECESSÁRIO

Depois de juntar todos os documentos e separá-los em categorias, é hora de escolher e adquirir o material necessário à criação do arquivo. Para isso é preciso levar em consideração o volume de papel para escolher o tipo e o tamanho do arquivo; e a quantidade de categorias que foram criadas para a definição da quantidade de pastas que serão suficientes.

Eu decidi criar um arquivo de pastas suspensas, pois o considero mais prático. Já vi pessoas usarem pastas de elástico grandes dentro de gavetas. É uma possibilidade também.

Quanto ao tamanho, como a quantidade de papéis que eu possuo não é grande, um arquivo de tamanho médio foi suficiente. Comprei arquivo com tampa para não acumular poeira nos documentos, já que ele ficaria fora do armário. Comprei também pastas suspensas, pois vieram apenas 6 com o arquivo, que não são suficientes para mim e provavelmente nem para a maioria das pessoas. É preciso ter, no mínimo, uma pasta suspensa para cada categoria. O número de pastas suspensas de uma categoria vai depender do número de subpastas que ela contém. Não se deve colocar muitas subpastas dentro de apenas uma pasta suspensa, pois isso fará com que ela rasgue. Eu coloco no máximo três subpastas dentro de cada pasta suspensa.

Para separar os documentos dentro das categorias, decidi usar 4 tipos de pasta: pasta tipo catálogo, pasta sanfonada e pasta de elástico.

As pastas tipo catálogo foram usadas para guardar documentos que merecem atenção especial, como certidão de nascimento, certificados e históricos escolares.

Utilizei a pasta sanfonada para guardar as contas pagas do ano corrente. A pasta que escolhi possui 12 divisões, daí utilizei 1 para cada mês do ano.

Para o restante dos documentos, utilizei pastas de elástico transparentes. Quantas pastas utilizei para cada categoria? A quantidade variou de acordo com o número de documentos de cada uma. Na categoria Finanças, eu precisei de uma pasta inteira para as notas fiscais. Já na categoria Saúde, eu usei uma só pasta para colocar tanto as receitas, quanto os atestados. Para não ficarem totalmente misturados dentro da pasta, usei prendedores de papel (blinder clips) para separar um assunto do outro.

Para identificar as pastas com as categorias e subcategorias, utilizei etiquetas adesivas geradas pela minha rotuladora, mas você pode comprar etiquetas adesivas em qualquer papelaria e imprimir em impressora comum.

Resumo em 4 passos do que você precisa fazer em relação aos materiais necessários para criar o arquivo:
- Defina o tipo e o tamanho do arquivo de acordo com a quantidade de papel que possui.
- Defina os tipos de pastas e a quantidade necessária a ser adquirida de acordo com o número de categorias que você criou e a quantidade de papel que cada uma delas irá reunir.
- Se precisar separar documentos dentro das pastas, não se esqueça de colocar na lista prendedores de papel (blinder clips).
- Coloque na lista quantidade suficiente de etiquetas para identificar as pastas.

Dicas:
Antes de comprar, verifique o que você já tem em casa.

Se você não puder comprar pastas para usar como subcategorias, pode guardar os papéis diretamente nas pastas suspensas, já que elas possuem grampos internos para prendê-los.

Um tipo de pasta que é comumente utilizada para criar subcategorias e tem o preço mais em conta é a pasta de papel cartão. Eu não optei por elas, pois acho que danificam mais rápido, mas é uma opção para quem precisa economizar.

Mantenha sempre algumas pastas "em estoque" para o caso de ter que adicionar alguma categoria ao arquivo.

Se possível, mantenha o padrão das pastas suspensas para obter um visual mais limpo. Eu utilizo pastas tipo kraft de cor única. Não aconselho adquirir uma cor para cada categoria. É lindo, concordo, mas não é nada prático para manter estoque de pastas adicionais. Afinal como saber qual categoria vai precisar de mais pastas no futuro? Como é quase impossível saber, pode ser que sejam compradas pastas que nunca serão usadas e aí além de perder dinheiro, não estaremos contribuindo nada nada para o meio ambiente.

4-HORA DE ARQUIVAR

Depois de juntar toda a papelada, separar em categorias e reunir todo o material necessário para montar o arquivo, é hora de etiquetar as pastas e colocar cada papel em seu devido lugar!

Lembre-se de dividir a criação do seu arquivo em etapas. Nada de querer fazer tudo em um dia só. Não vai dar tempo, você vai se frustrar e o projeto será deixado de lado. Reserve um dia para juntar os papéis, outro para separá-los, outro para fazer a lista e por aí vai. Se possuir grande volume de papéis para arquivar, programe mais de um dia para concluir cada tarefa.

É isso, gente, bom arquivamento!

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5 comentário(s) - Comente aqui!

  1. Adoreiiii Hélida!!! Atualmente eu guardo meu arquivo numa gaveta da minha cômoda, em pastas de plástico com elástico (subdivididos em saquinhos) e tem funcionado muito bem por anos...porém, estou querendo reformar minha cômoda e utilizá-la para outra finalidade e aí já vinha pensando em como eu guardaria meu arquivo...aí com esse seu post você me deu a ideia que faltava, hehehe....estou sempre aqui lendo seus posts e tem me ajudado bastante! Parabéns e que Deus a abençoe!!!

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    1. Eu não tenho a mínima de ideia de organização e muita coisa,muito papéis tenho 4 filhas,mais eu e o marido, não como me organizar heelp

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  2. Esse é o tipo de organização que preciso urgente aqui. Já melhorou pois agora eles tem uma caixa organizadora só para eles, mas ainda estão espalhados dentro da caixa (pelo menos isso, antes eram pela casa toda, haha).
    Adorei a ideia.

    Um beijo,
    Re

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    1. hahahaha. Mas que bom que já estão em uma caixa, vc está no caminho. Bjs!

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