Organizando trabalhos em grupo com as ferramentas do Google

novembro 16, 2014

Um dos problemas de trabalhos em grupo é falta de organização das informações e dos materiais trocados pelos integrantes. Podemos resolver esse problema escolhendo um líder de grupo, que seja responsável por centralizar tudo isso. Porém essa estratégia pode ser perigosa, pois se o líder tiver algum problema e ficar indisponível, todo o grupo poderá ser prejudicado. Por isso recomendo que sejam utilizadas ferramentas no sentido de disponibilizar a todos os integrantes do grupo, acesso a todas as informações e materiais sobre o trabalho.


Vou contar o que aconteceu comigo em relação a isso. Se você só quer saber sobre as ferramentas, pode pular a parte em verde. =P

Na faculdade onde eu estudo ( por isso eu sumi esse tempo todo. hehe. e devo continuar sumindo =( ) existe um trabalho interdisciplinar em todos os semestres do curso. A orientadora fixa prazos de entrega de cada parte do trabalho (introdução, referencial teórico, metodologia, etc) e caso a parte solicitada não seja enviada até o horário limite, o grupo é penalizado com a perda de pontos. Segunda-feira passada até 23:59 foi a data limite para a entrega da última parte do trabalho (análise de dados e conclusão). Eu fiquei responsável por receber as partes escritas de cada integrante, unir tudo, revisar e enviar a versão final para a orientadora. Até 23:00 eu não havia recebido uma das partes que faltava no trabalho. O que aconteceu? A internet da minha casa caiu, liguei para a assistência e fui informada que só voltaria dali a 3 horas, pois estava em manutenção. A parte que faltava ficou pronta às 23:30 e eu não tinha como recebê-la. Uma colega acabou tendo que enviar para a orientadora uma versão antiga. =( Esse semestre já está no fim, então não há muito o que fazer, mas resolvi montar uma estratégia usando as ferramentas do Google para que no semestre que vem esse tipo de problema não venha mais a prejudicar os meus grupos de trabalho.


Eu já utilizo as ferramentas do Google para me organizar, mas a ideia é fazer com que todos os integrantes do grupo as utilizem também.


O que é preciso para utilizar as ferramentas do Google?
O único requisito para a utilização dos serviços do Google é ter uma conta. Então o grupo tem duas opções:
  • Todos os membros criarem suas contas individuais no Google (caso não tenham) e escolherem um líder que criará pastas para o grupo em sua conta individual e compartilhará com os demais. Ao compartilhar o conteúdo, o líder escolherá quais membros poderão modificar e quais poderão apenas visualizar os arquivos.
  • Criar uma única conta e disponibilizar o nome de usuário e senha para todos os integrantes. Os serviços seriam acessados por esta conta e todos os membros do grupo poderiam visualizar os arquivos e modificá-los.

DICA: A não ser que seu grupo seja composto por integrantes bastante responsáveis, atentos e organizados (esse grupo existe?? brincadeirinha!), eu recomendo a primeira opção, pois ela possibilita a restrição da edição dos arquivos. Algumas pessoas menos habilidosas com internet podem modificar ou excluir arquivos por engano. Assim, por considerá-la mais adequada, utilizarei essa opção para escrever esse post.


Quais ferramentas do Google podem ajudar o meu grupo?


Google Drive

Na minha opinião, o Google Drive é a ferramenta do Google mais importante para um grupo de trabalho, pois armazena arquivos e possibilita todos os integrantes acessá-los de qualquer dispositivo com acesso à Internet.

Para utilizar o Google Drive com seu grupo de trabalho, siga os passos:
- Crie uma pasta para armazenar os trabalhos do grupo. Para isso, clique no botão "NOVO", no submenu clique em "Pasta". Se você, assim como eu, tem o costume de fazer os trabalhos com o mesmo grupo, poderá criar também subpastas com os nomes de cada disciplina.
- Faça upload de todos os arquivos importantes para o grupo sempre nessa pasta. Entre na pasta criada, clique em "NOVO" e depois em "Upload de arquivo".
- Compartilhe a pasta com os integrantes do grupo. Para isso, clique uma vez em cima da pasta. Note que surgirá um menu na parte superior da tela. Clique em cima do bonequinho com o símbolo de mais. Abrirá um pop up. Inclua os endereços de e-mail (Gmail) um por um no campo específico e modifique a permissão para "pode visualizar". Para modificar e-mails ou excluir membros, clique em "Avançado".

Google Agenda

O Google Agenda é muito útil para que ninguém do grupo perca prazos importantes em relação ao trabalho.

Para utilizar o Google Agenda com seu grupo de trabalho, siga os passos:
- Crie uma agenda para o grupo. Clique na setinha ao lado do menu "Minhas agendas" e em "Criar nova agenda".
- Inclua todas as datas importantes para o grupo. Ex.: prazos para entrega, datas de reuniões e datas de apresentações. Para isso, clique em "CRIAR", preencha os dados da janela que se abrirá e clique em "SALVAR".
- Compartilhe a agenda com os integrantes do grupo. Posicione o cursor do mouse em cima do nome da agenda que você criou, surgirá uma setinha, clique nela e em "Compartilhar esta agenda". Na janela que vai abrir, procure por "Compartilhar com pessoas específicas". Digite os endereços de e-mail (Gmail) e configure a autorização para "Ver todos os detalhes de eventos".

Para diminuir ainda mais a possibilidade de alguém esquecer as datas importantes (por não acessar a agenda frequentemente), peça aos integrantes para configurar as notificações em suas contas individuais. Veja como fazer isso: 

Assim que a agenda é compartilhada, ela fica visível na agenda particular de todos os membros, no menu "Outras agendas" na parte inferior esquerda da página. Para ativar as notificações por e-mail, peça aos integrantes para acessar calendar.google.com, clicar em "Outras agendas", posicionar o mouse em cima do nome da agenda do grupo e ao aparecer a setinha, clicar em "Editar notificações". Na janela que vai abrir, peça que cliquem em "Adicionar uma notificação". Peça para modificarem o primeiro campo para E-mail e selecionar quanto tempo antes do evento, a notificação deverá ser enviada. Eu sugiro a configuração para 1 dia. Não esquecer de clicar em "Salvar" no topo da página antes de sair.

Google Grupos

O Google Grupos permite a criação de fóruns e de grupos baseados em e-mail. Daí você me pergunta: por que não usar o e-mail comum para trocar mensagens? Você pode até usar e pedir para que os membros sempre copiem (cc) todos os integrantes do grupo nas mensagens enviadas em relação ao trabalho, mas será que todos vão lembrar sempre de incluir todos os integrantes? Com Google Grupos, a mensagem é enviada para apenas um endereço (o endereço do grupo) e ela é entregue a todos os e-mails que estão cadastrados na lista do grupo, o que exclui a possibilidade de esquecer a inclusão de algum integrante. Além disso, as mensagens enviadas para o e-mail do grupo são arquivadas para visualização de todos, criando um arquivo específico do grupo.

Para utilizar o Google Grupos com seu grupo de trabalho, siga os passos:
- Clique em criar grupo. Preencha os campos solicitados. Abrirá um pop up, clique em "convide pessoas para participar do grupo" e adicione os e-mails (Gmail) dos integrantes do seu grupo.
- Para aumentar a organização do grupo, é possível criar categorias (que funcionam como pastas) e tags (que funcionam como palavras-chave). Porém essas funcionalidades não são bem aproveitadas se seu grupo aceitar o envio de mensagens diretamente do e-mail. 

Se você quiser usar essas funcionalidades, desabilite a função "Permitir postagem por e-mail" que está nas configurações do grupo (para entrar nas configurações, clique no ícone de engrenagem na parte superior direita da página inicial do grupo. Assim só será possível enviar mensagens para o grupo através da página da web.

Para criar as categorias e as tags, acesse as configurações e clique em "Detalhes" do lado esquerdo da página. Um submenu se abrirá, daí basta clicar sobre "Tags" e "Categorias". 

Insira quantas categorias e tags achar necessárias e para forçar os integrantes a manter as novas mensagens organizadas, selecione a caixinha "Os usuários devem inserir pelo menos uma tag", no caso de tags e/ou "Os usuários devem selecionar uma categoria deste grupo ao postar"

+ Google

Outros dois serviços do Google que não são para organização, mas considero muito interessantes para estudantes são o Google Acadêmico e o Google Livros.

O que é Google Acadêmico?
"O Google Acadêmico fornece uma maneira simples de pesquisar literatura acadêmica de forma abrangente. Você pode pesquisar várias disciplinas e fontes em um só lugar: artigos revisados por especialistas (peer-rewiewed), teses, livros, resumos e artigos de editoras acadêmicas, organizações profissionais, bibliotecas de pré-publicações, universidades e outras entidades acadêmicas. O Google Acadêmico ajuda a identificar as pesquisas mais relevantes do mundo acadêmico."

Acesse pelo endereço: scholar.google.com.br


O que é Google Livros?
O Google Livros permite pesquisar o índice mais recente de livros do mundo. Com ele é possível encontrar milhões de livros que pode ser pré-visualizados ou lidos gratuitamente.

Acesse pelo endereço: books.google.com


Tem alguma dúvida? Deixe nos comentários que tentarei te ajudar. Não se esqueça de deixar um e-mail de contato para que eu tenha como te responder. =)

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1 comentário(s) - Comente aqui!

  1. Oi Hélida!
    Muito legal!!!
    Não some... :)
    Tem concurso lá no blog... e gostaria muito de ver sua casinha linda participando e inspirando a todos!!!
    Beijão!

    "Construindo Minha Casa Clean"

    ResponderExcluir

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