Como organizar os papéis do escritório de acordo com a frequência de uso

setembro 27, 2012

A grande quantidade de papéis que lidamos no escritório é um dos grandes responsáveis pela falta de organização e consequentemente pela piora no desempenho no trabalho. Não deixe que isso aconteça! Uma boa maneira de organizar a papelada é usando o critério de frequência de uso. Vamos tentar?

Esquema de organização por frequência de uso


Agora
Na mesa devem ficar apenas os documentos referentes ao seu trabalho de agora! Nada mais!

Dia
Os papéis que você movimenta durante o dia são bem gerenciados no sistema de bandejas. Vamos pegar uma caixa de correspondências de três andares e nomeá-las: Entrada, Saída e Assuntos Pendentes.
  • Entrada: acomoda os documentos que ainda não foram analisados.
  • Saída: acomoda os documentos que serão encaminhados. São documentos com assuntos que já foram resolvidos.
  • Assuntos Pendentes: acomoda os documentos que já foram analisados e precisam de alguma ação de sua parte. São os assuntos que precisam ser resolvidos.

Semana
Vamos guardar os papéis que você vai utilizar durante a semana nas gavetas da mesa (ou próximas a ela).

Meses
Documentos para consulta, que são recentes (menos de 1 ano), vão para o arquivo de referência rápida. Um arquivo suspenso é uma boa ideia.

Anos
Documentos para consulta, que são mais antigos (mais de 1 ano), vão para o arquivo morto.


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2 comentário(s) - Comente aqui!

  1. Hoje minha mesa está uma ZONA!
    Muito bom teu post...vou tentar fazer isso agora!!!

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  2. Hélida, como meu consultório é compartilhado, fica um pouco difícil mantê-lo organizado, principalmente a gaveta e a superfície da mesa. O arquivo morot está impecável, mas o resto está bem mais ou menos.... bjos!

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