Jogando papel fora (digitalizando documentos) no trabalho

agosto 01, 2012

1º dia útil do mês é o meu dia oficial de rasgar papel no trabalho! É que esse foi o dia que programei para "limpar" as pastas de recibos e de controle de telefonemas.

Vocês não imaginam como era antes de adicionar essa tarefa a rotina de trabalho. As pastas ficavam abarrotadas! Eu ficava incomodada com aquela papelada toda e resolvi dar um jeito. Notei que raramente precisamos checar alguma informação que tenha mais de 3 meses, então resolvi deixar nas pastas somente os documentos referentes aos 3 últimos meses e criar um arquivo digital para os mais velhos.

Os arquivos digitalizados são salvos em rede para que todos os colegas possam ter acesso e os físicos são rasgados e vão para a caixa azul (lixo! hehe) liberando um tantão de espaço (ufa!). Para não correr o risco de perder os arquivos digitalizados, caso haja algum problema na rede, faço backup sempre!

Você tem alguma rotina para evitar o acúmulo desnecessário de papel? Conta pra mim!

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4 comentário(s) - Comente aqui!

  1. Olá Hélida.

    Eu não lido tanto com papéis no meu serviço, até porque é uma política da empresa economizar o máximo de papel.
    No entanto, nós temos o controle de horário de entrada e saída e consequentemente acumulamos um monte de papeizinhos como aqueles de recibo das máquinas de débito. Como o setor de recursos humanos costuma nos mandar um apontamento com essas horas dos papéis referentes ao mês, eu anoto as horas dos papeizinhos em um controle no Excel e os guardo até a conferência do apontamento que eles mandam, por descargo mesmo, já que o que eu uso mesmo na conferência é o controle no Excel. Estando tudo certo nele, ao invés de tirar uma cópia e guardar, eu digitalizo e os papeizinhos vão para o lixo. Cópias de atestados médicos também são digitalizados, e assim que confiro o apontamento enviado pelo RH e o atestado foi considerado corretamente, eu deleto o arquivo. Isso também acontece mensalmente com os apontamentos que me são enviados, já que o novo sempre anula o antigo.

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  2. Olá Hélida.

    Eu não lido tanto com papéis no meu serviço, até porque é uma política da empresa economizar o máximo de papel.
    No entanto, nós temos o controle de horário de entrada e saída e consequentemente acumulamos um monte de papeizinhos como aqueles de recibo das máquinas de débito. Como o setor de recursos humanos costuma nos mandar um apontamento com essas horas dos papéis referentes ao mês, eu anoto as horas dos papeizinhos em um controle no Excel e os guardo até a conferência do apontamento que eles mandam, por descargo mesmo, já que o que eu uso mesmo na conferência é o controle no Excel. Estando tudo certo nele, ao invés de tirar uma cópia e guardar, eu digitalizo e os papeizinhos vão para o lixo. Cópias de atestados médicos também são digitalizados, e assim que confiro o apontamento enviado pelo RH e o atestado foi considerado corretamente, eu deleto o arquivo. Isso também acontece mensalmente com os apontamentos que me são enviados, já que o novo sempre anula o antigo.

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  3. Também faço uma limpa todo mês. Até lá vou colocando todos os papeis da minha bolsa, correspondencias e papéis em geral dentro de uma apsta que tem zíper. Aí no fim do mês limpo a pasta, jogo fora o que tem que ir, arquivo o que tem que guardar, levo pro trabalho as coisas que são de lá, etc. Uma vez por ano eu dou uma olhada nos papéis arquivados e jogo fora tudo que não preciso guardar mais.

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  4. Meu departamento tem papeis demais.. trabalho no financeiro, ja consegui reduzir muito desde que cheguei na empresa, mas o contador da empresa é muito "cabecinha"...se me entende rss pra ele tem que ter o papel na mão... dificil tratar com pessoas assim, digitalizo tudo o que é meu, e arquivo tudo o que é dele toda sexta-feira. LImpo a mesa td dia de manhã, organizo em pastas e só deixo em cima da mesa o que estou trabalhando no momento rs até a faxineira da emrpesa diz que minha mesa é a melhor pra se limpar...não entendo as pessoas que não tem nem onde colocar o mouse de tanta papelada na mesa...afff rsss
    Adoro seu blog

    abç´s

    Val

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