Como usar o Toodledo (versão gratuita)

agosto 22, 2012


No último post falei superficialmente sobre as ferramentas que uso para me organizar. Hoje, vou falar mais detalhadamente sobre o Toodledo.


Para que serve o Toodledo?

O Toodledo é um site para organizar tarefas, que foi criado preferencialmente para quem usa o método GTD (Getting Thigs Done). Com o Toodledo podemos criar listas e classificá-las de várias formas.

Antes de começar a usar o Toodledo

Recomendo que antes de usar o Toodledo, leia o livro do David Allen, Getting Things Done - A arte de fazer acontecer, para entender o sistema GTD.

Começando a usar o Toodledo

1) Crie uma conta no site;

2) Configure os campos:


2.1) Clique no ícone (add columms) na barra superior cinza para configurar quais campos quer que apareça.
Selecione os campos e clique em Save Changes.

Os campos que uso são Folder (pasta), Context (contexto), Goal (meta), Start Date (data de início), Due Date (data de vencimento), Repeat (repetição), Priority (prioridade), Status(estado) e Star(estrela).


2.2) Configure os contextos, pastas e metas:

Clique em "Context" na barra lateral esquerda. Em "Add context" insira os contextos e dê enter (um por um).

Meus contextos


Clique em "Folder" na barra lateral esquerda. Em "Add folder" insira as pastas e dê enter (uma por uma).

Minhas pastas


Clique em "Goal". Em "Add goal" insira as metas e dê enter (uma por uma).

Minhas metas


3) Insira as tarefas

- Clique em "Add Task" na barra superior cinza.

- Complete os campos:



Task é onde você vai colocar o nome da tarefa. Ex.: Pagar conta de luz

Em Folder você vai selecionar a pasta correspondente à tarefa. No meu caso, eu escolheria "Casa" para a tarefa "Pagar conta de luz".

Em Context, você vai selecionar o contexto que será realizado a tarefa. No caso, eu selecionaria Na rua, se fosse pagar no banco ou No computador, caso fosse pagar no Internet Banking.

Em Goal, você vai selecionar a meta da tarefa. No caso da tarefa acima, escolheria Ações em andamento.

Start Date é o campo para inserir a data em que você está incluindo a tarefa.

Due Date é o campo para inserir a data em que a tarefa deve ser concluída.

Repeat é o campo que você vai usar, caso a tarefa tenha que ser repetida.



Repeat from será usado somente em caso de tarefa que tenha que ser repetida. Escolha entre From due date - a partir da data de vencimento ou From completion date - repertir a partir da data de conclusão da tarefa.

Em Priority, você seleciona a prioridade da tarefa de Negative (-1) a Top (3)



Em Status, você seleciona o status da ação de acordo com o GTD.



Tarefas ativas: Next action - próxima ação; Active - ativo; Planning - planejando;

Tarefas adiadas/canceladas e referência: Delegated - delegado; Waiting - esperando; Hold - em espera; Postponed - adiado ; Someday - algum dia ; Canceled - cancelado; Reference - referência.

No caso da tarefa de exemplo "Pagar conta de luz", o status seria Next action.

Se quiser destacar a tarefa, clique sobre a estrelinha ao lado da palavra Task.

- Clique em Save para salvar a tarefa


Visualizando as tarefas


O Toodledo permite visualizar as tarefas de vários modos:


- Você pode visualizar todas as tarefas, clicando em Main e All Tasks e pode ordená-las conforme qualquer critério disponível, clicando sobre o título na barra superior cinza (Task, Folder, Context, Goal, Start Date, Due Date, Priority, Status).

- Pode também visualizar cada grupo de tarefas, basta clicar nos títulos da barra lateral esquerda (Context, Due-Date, Status, Folder, Goal, Priority).



Usando o Reference

Em Status temos um item chamado Reference. Esse item é para ser usado em tarefas que não são realmente tarefas. Eu o uso, por exemplo, para identificar a "tarefa" sobre posts do blog.

Crie uma nota tarefa e use o espaço Note para adicionar as notas. =)



Como eu faço

Todo início de semana, imprimo uma cópia das listas para levar na minha bolsa (dentro da mini pasta sanfonada). À medida que vão aparecendo novas tarefas, eu anoto à mão mesmo. Quando tenho tempo, acesso o Toodledo e atualizo minhas listas. Não imprimo uma nova lista a cada atualização, pois seria muito desperdício. Uma cópia por semana apenas. =)

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11 comentário(s) - Comente aqui!

  1. parece facil,quando precisar já sei qual usar

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  2. Hélida! Passa no meu blog pra ver uma novidade! É legal pra vc tbm! Os preços são ótimos! Veja veja veja!

    Beijos!

    http://sweetnovember-kathe.blogspot.com.br/

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  3. Hélida, eu devo ser A perdida, porque achei complicado e tenho a sensação de que a velha listinha feita com papel e caneta funciona melhor pra mim. Às vezes sinto que essa coisa da organização está virando mais um passatempo do que uma solução na minha vida e estou gastando tempo demais me organizando, o que acaba me deixando com quase zero de tempo livre... Você já sentiu isso? Será que eu sou meio maluca?

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  4. Oi adorei o blog, já fiquei por aqui. Venha me visitar também, http://www.agulhascolhereseafins.com/.

    Bjs, Frida Lucia

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  5. Menina quanta coisa gostosa no blog. Faz um tempo que não venho por aqui... Vou ler tudinho.

    Eu baixei um aplicativo que organiza meu compromissos, e no mais, uso a agenda diariamente...

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  6. For implementing GTD you can use this application:

    http://www.Gtdagenda.com

    You can use it to manage your goals, projects and tasks, set next actions and contexts, use checklists, and a calendar.
    Syncs with Evernote and Google Calendar, and also comes with mobile version, and Android and iPhone apps.

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    1. Dan, it is a nice suggestion. I use Evernote and Google Calendar. The Toodledo it's new for me and I'll try syncronize all tools. Tkx.

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  7. Eu uso o Toodledo a anos e gosto muito. Mas acabei simplificando - não uso muito mais do que o Due Date (data prevista para o término de tarefas) e o "Star" para destacar tarefas, mesmo que não estejam vencendo. Desativei Goal, Folder, Context, Priority e tudo o mais, pois só me faziam demorar demais analisando as tarefas.
    Desta forma simples eu visualizo e atualizo muito rapidamente minhas tarefas. E também posso usar um celular Android, onde eu baixei o aplicativo do Toodledo (veja e instale do Google Play o DGT GTD Toodledo plugin (Beta) e o DGT GTD & To-do-List (Alpha) da dgtale. Instale os dois e poderá sincronizar o website com o aplicativo - e de forma gratuita.

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  8. Eu gostaria de saber como cadastro um Task que repita todos os dias, tipo tomar o remedio as 12:00, cadastrei, coloquei a repetição diária, mas em calendario aparece somente na data do cadastro e em nenhum outro dia, como faço para que apareça em todos os dias ?

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    Respostas
    1. O calendário só mostra as tarefas cadastradas com datas únicas. Para ver as tarefas repetidas, vá à página principal "main". Ela ficará lá todos os dias mesmo que você clique na caixinha de concluído.

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