Este post NÃO É um publieditorial.

Esse comentário da Marina no último post me trouxe o seguinte questionamento: Como saber se estamos fazendo da organização um problema ao invés de solução?

Todo mundo já ouviu falar em TOC, transtorno obsessivo compulsivo. É aquele distúrbio que se caracteriza por uma obsessão ou compulsão e que pode estar relacionado à organização (ih, rimou!). Esse é obviamente um exemplo em que a organização é um problema. Mas tirando esse caso, quero falar sobre outras situações em que podemos estar dificultando nossas vidas usando a desculpa da organização.

Eu não nasci organizada, acho que ninguém nasce! Mas com o tempo, percebi que ao ser organizada, ganhava tempo e consequentemente qualidade de vida. O problema é que com a vontade de ser organizada, veio também a vontade de ser perfeitamente organizada e daí o que era para tornar a minha vida melhor, surtiu efeito contrário.

Ao organizar os arquivos do meu computador, por exemplo, criava pastas, subpastas da pastas, subpastas da subpastas das pastas e ia assim até praticamente o infinito. Na hora de encontrar um arquivo específico era um caos, pois não lembrava em qual das milhares de subpastas ele se encontrava. Hoje sei que o ideal é criar o mínimo de pastas possível e salvar os arquivos com palavras chave. Assim basta usar o sistema de buscas do próprio Windows para encontrar o arquivo facilmente. Organização tem que ser prática!

Às vezes, passava horas elaborando termos para as etiquetas do meu arquivo. Daí quando ia procurar um documento no arquivo, ficava em dúvida "será que arquivei o documento nessa pasta ou naquela outra?". Hoje sei que o ideal é nomear as pastas com os termos que aparecem primeiro na minha mente quando penso em determinado assunto, pois é o que vou lembrar quando estiver procurando por ele. Organização tem que ser intuitiva!

De vez em quando ainda me pego em tarefas de organização totalmente inúteis simplesmente porque eu adoro fazê-las. Como a Marina disse, muitas vezes organizar se torna um passatempo e um passatempo que consome muito tempo!

Sobre o Toodledo, que gerou o comentário da Marina, acho que o fato d'ele ter muitas funcionalidades e ser baseado no GTD o torna um pouco confuso. Para algumas pessoas (as que não conhecem/gostam/usam o GTD, por exemplo) pode sim ser mais prático usar a velha e boa dupla papel e caneta. A melhor técnica de organização é aquela que funciona para você!

Por falar em métodos de organização, existem centenas deles: GTD (Getting Things Done), ZTD (Zen To Done), Fly Lady, Pomodoro, 7 hábitos... E alguns são bem complicados!

Eu uso alguns métodos, mas se algo neles não dá certo ou se mostra muito confuso, não insisto. Extraio o que tem de mais prático e desprezo o resto. Sugiro que faça o mesmo! Use as ferramentas de organização a seu favor!

No último post falei superficialmente sobre as ferramentas que uso para me organizar. Hoje, vou falar mais detalhadamente sobre o Toodledo.

Para que serve o Toodledo?

O Toodledo é um site para organizar tarefas, que foi criado preferencialmente para quem usa o método GTD (Getting Thigs Done). Com o Toodledo podemos criar listas e classificá-las de várias formas.

Antes de começar a usar o Toodledo

Recomendo que antes de usar o Toodledo, leia o livro do David Allen, Getting Things Done - A arte de fazer acontecer, para entender o sistema GTD.

Começando a usar o Toodledo

1) Crie uma conta no site;

2) Configure os campos:

2.1) Clique no ícone (add columms) na barra superior cinza para configurar quais campos quer que apareça.

Selecione os campos e clique em Save Changes.

Os campos que uso são Folder (pasta), Context (contexto), Goal (meta), Start Date (data de início), Due Date (data de vencimento), Repeat (repetição), Priority (prioridade), Status(estado) e Star(estrela).

2.2) Configure os contextos, pastas e metas:

Clique em "Context" na barra lateral esquerda. Em "Add context" insira os contextos e dê enter (um por um).

Meus contextos

Clique em "Folder" na barra lateral esquerda. Em "Add folder" insira as pastas e dê enter (uma por uma).

Minhas pastas

Clique em "Goal". Em "Add goal" insira as metas e dê enter (uma por uma).

Minhas metas

3) Insira as tarefas

- Clique em "Add Task" na barra superior cinza.

- Complete os campos:

Task é onde você vai colocar o nome da tarefa. Ex.: Pagar conta de luz

Em Folder você vai selecionar a pasta correspondente à tarefa. No meu caso, eu escolheria "Casa" para a tarefa "Pagar conta de luz".

Em Context, você vai selecionar o contexto que será realizado a tarefa. No caso, eu selecionaria Na rua, se fosse pagar no banco ou No computador, caso fosse pagar no Internet Banking.

Em Goal, você vai selecionar a meta da tarefa. No caso da tarefa acima, escolheria Ações em andamento.

Start Date é o campo para inserir a data em que você está incluindo a tarefa.

Due Date é o campo para inserir a data em que a tarefa deve ser concluída.

Repeat é o campo que você vai usar, caso a tarefa tenha que ser repetida.

Repeat from será usado somente em caso de tarefa que tenha que ser repetida. Escolha entre From due date - a partir da data de vencimento ou From completion date - repertir a partir da data de conclusão da tarefa.

Em Priority, você seleciona a prioridade da tarefa de Negative (-1) a Top (3)

Tarefas ativas: Next action - próxima ação; Active - ativo; Planning - planejando;

Tarefas adiadas/canceladas e referência: Delegated - delegado; Waiting - esperando; Hold - em espera; Postponed - adiado ; Someday - algum dia ; Canceled - cancelado; Reference - referência.

No caso da tarefa de exemplo "Pagar conta de luz", o status seria Next action.

Se quiser destacar a tarefa, clique sobre a estrelinha ao lado da palavra Task.

- Clique em Save para salvar a tarefa

Visualizando as tarefas

O Toodledo permite visualizar as tarefas de vários modos:

- Você pode visualizar todas as tarefas, clicando em Main e All Tasks e pode ordená-las conforme qualquer critério disponível, clicando sobre o título na barra superior cinza (Task, Folder, Context, Goal, Start Date, Due Date, Priority, Status).

- Pode também visualizar cada grupo de tarefas, basta clicar nos títulos da barra lateral esquerda (Context, Due-Date, Status, Folder, Goal, Priority).

Usando o Reference

Em Status temos um item chamado Reference. Esse item é para ser usado em tarefas que não são realmente tarefas. Eu o uso, por exemplo, para identificar a "tarefa" sobre posts do blog.

Crie uma nota tarefa e use o espaço Note para adicionar as notas. =)

Como eu faço

Todo início de semana, imprimo uma cópia das listas para levar na minha bolsa (dentro da mini pasta sanfonada). À medida que vão aparecendo novas tarefas, eu anoto à mão mesmo. Quando tenho tempo, acesso o Toodledo e atualizo minhas listas. Não imprimo uma nova lista a cada atualização, pois seria muito desperdício. Uma cópia por semana apenas. =)

Ei, gente! Faz um tempinho desde o último post, né? É que eu estava atarefada criando a logomarca do ORGanizando, bem como novo visual do blog. Eu gostei muito do resultado. E vocês? Gostaram?





Bom, vamos falar do que interessa por aqui: organização! Resolvi criar um post reunindo todas as ferramentas que uso para organizar a minha vida (ou pelo menos todas as que lembro). Algumas já foram temas de posts e vocês podem saber mais sobre elas clicando nos links correspondentes. Se quiser que eu fale detalhadamente sobre alguma outra que eu citar, deixe um comentário abaixo ou me mande um e-mail, ok?




As ferramentas

Para anotações, uso a boa e velha dupla caderninho e caneta. Mantenho-os sempre na bolsa. Tudo bem que posso anotar em um aplicativo do celular, mas prefiro o caderno, pois acho mais rápido.

Para gerenciar meus compromissos, uso o Google Calendar, melhor agenda ever! Para os compromissos do meu chefe, uso o Essencial Pim, que é um programa de computador grátis e bem completo.





Para lembretes, uso o Rainlendar no desktop e o Evernote. O Rainlendar uso para os lembretes dos quais eu preciso ser notificada. Exemplo “Ligar para fulano” ou “Início da rotina da tarde”... Os demais lembretes são anotados no Evernote, que é excelente pois pode ser usado tanto online quanto off-line (sincroniza tudo!).

As minhas listas do GTD ficam no Toodledo. As outras listas, em planilhas do Excel (lista de compras, lista de feira...). Também ficam em planilhas o controle de ligações, o planejamento semanal e a rotina de atividades domésticas.

Receitas, telefones de emergência e cartões de visita ficam no Control Journal.


Meu Control Journal

Meus documentos pessoais ficam na caixa de entrada e saída e em um arquivo suspenso.


Meu arquivo

Manuais e exames médicos ficam em pastas simples com elástico. Os exames ficam em ordem decrescente. Os manuais são guardados sem critério, mas tenho um projeto de criar um arquivo suspenso, separando-os de acordo com os cômodos da casa. Ex.: Manuais dos equipamentos da sala, da cozinha...

Material de papelaria como cartões, adesivos, papel ofício ficam em caixas.

Meus links favoritos são organizados no Delicious.

Os papéis que levo na bolsa vão em uma mini pasta sanfonada.


Pasta sanfonada do tamanho da minha mão

Para fazer o controle financeiro, uso o Money Log.

Minha leitura online é feita através do Google Reader. Páginas da web, que não estão no Google Reader e que quero ler depois são salvas no Pocket, uma extensão do Chrome.

Ufa! Acho que isso é tudo, pessoal. hehehe. Agora quero saber: quais as ferramentas que vocês usam?


Links Úteis
Não sabe onde encontrar os programas/sites/extensões que citei? Abaixo os links!

Delicious
Evernote
Google Calendar
Google Reader
MoneyLog
Pocket para Chrome
Rainlendar
Toodledo

Resolvi falar de um assunto nem um pouco agradável: assalto. Mas infelizmente, às vezes acontece, né?

Quando eu fui assaltada na rua, fiquei bem atordoada no sentido de tomar as providências necessárias, pois não sabia ao certo quais os documentos e cartões que estavam na bolsa. Outro inconveniente foi ter que procurar os telefones para fazer os bloqueios.

Bom, depois de passado o susto, resolvi criar uma planilha contendo todas as informações necessárias em caso de roubo ou perda . Fiz também xerox dos documentos e cartões. Achei mais simples do que copiar todas os dados na planilha. Criei duas vias de tudo e guardei em dois locais seguros.

Espero nunca precisar usar, mas se acontecer, ficarei mais tranquila ao saber exatamente o que fazer para minimizar o prejuízo financeiro.

A minha dica é que você tire um tempinho e faça o mesmo. Abaixo o modelo da planilha que usei! Fique à vontade para fazer o download abaixo.

1º dia útil do mês é o meu dia oficial de rasgar papel no trabalho! É que esse foi o dia que programei para "limpar" as pastas de recibos e de controle de telefonemas.

Vocês não imaginam como era antes de adicionar essa tarefa a rotina de trabalho. As pastas ficavam abarrotadas! Eu ficava incomodada com aquela papelada toda e resolvi dar um jeito. Notei que raramente precisamos checar alguma informação que tenha mais de 3 meses, então resolvi deixar nas pastas somente os documentos referentes aos 3 últimos meses e criar um arquivo digital para os mais velhos.

Os arquivos digitalizados são salvos em rede para que todos os colegas possam ter acesso e os físicos são rasgados e vão para a caixa azul (lixo! hehe) liberando um tantão de espaço (ufa!). Para não correr o risco de perder os arquivos digitalizados, caso haja algum problema na rede, faço backup sempre!

Você tem alguma rotina para evitar o acúmulo desnecessário de papel? Conta pra mim!