Como organizar documentos em um arquivo doméstico

julho 26, 2011

Documentos em ordem facilitam muito a vida da gente. Com os papéis organizados, sabemos exatamente onde encontrar o que precisamos e o melhor de tudo: encontramos de maneira rápida.

Eu organizei os meus documentos da seguinte maneira: descartei o desnecessário, digitalizei o que foi possível e arquivei o restante. Atualmente com tudo organizado, basta gerenciar minha caixa de entrada e saída.

Descartar o lixo

Muitas vezes acumulamos documentos por anos sem saber que alguns deles podem se descartados depois de um certo tempo. Além disso, guardamos folhetos que nunca vamos ler, cartões de visita com números que nunca vamos ligar e por aí vai. Então, o primeiro passo para organizar os documentos é jogar fora o lixo.

Documentos como contas, contracheques e faturas devem ser guardados por um período de tempo específico. Consulte aqui o prazo e se desfaça do que não estiver dentro dele.

Analise o restante da papelada e veja se realmente é necessário guardar. Eu, por exemplo, guardava comprovantes de inscrição em concursos públicos que já haviam até perdido a validade. Foram pro lixo depois da análise, claro.

Digitalizar o que for possível (se for possível)

Usei a multifuncional para digitalizar alguns documentos de referência (recortes de jornal, editais de concurso, etc) e salvei os arquivos em um cd. Não aconselho digitalizar documentos importantes, pois se o arquivo tiver algum problema, o documento ficará inacessível. Uma maneira de minimizar as chances de perda é criar backups. Você pode salvar os arquivos em um cd ou em um hd externo e criar um backup na web usando o Dropbox, por exemplo. Eu, particularmente, prefiro manter os meus documentos mais importantes em um arquivo físico.

Arquivar os documentos

Depois de descartar e digitalizar, é hora de arquivar o que sobrou. Eu uso um arquivo com 6 pastas suspensas. Foi o suficiente. Criei 6 categorias e juntei os documentos de acordo com elas. Se o volume de documentos for grande, pode ser vantajoso criar subcategorias ou ter um arquivo maior. No meu caso, não foi preciso.

Meu arquivo doméstico


Índice do meu arquivo

Se você não quiser montar um arquivo personalizado, pode optar por arquivos prontos disponívels no mercado. O que mais me chama atenção é o Arquivo Mágico. Ele tem ótima aparência e parece ser bem fácil de usar.

Gerenciar entrada e saída de documentos

Depois de tudo organizado, basta manter a ordem. Faço isso usando uma caixa de correspondências com duas bandejas, que são esvaziadas semanalmente. A de cima é a entrada que recebe todos os documentos que chegam e precisam de alguma ação. A de baixo é a saída, onde coloco os documentos que precisam ser encaminhados ou arquivados. Os demais papéis vão para o lixo assim que recebidos. Se tenho dúvida, mantenho na entrada até ter certeza se jogo fora ou não.

Entrada e saída

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