Organize definitivamente sua caixa de entrada do Gmail

julho 11, 2011

A minha caixa de entrada sempre foi mais ou menos organizada, pois nunca gostei de acumular e-mails não lidos, mas o modo como eu fazia isso era bem cansativo. Às vezes, abria meu Gmail e encontrava dezenas de mensagens: notificações de recados em redes sociais, atualizações de websites, piadas, powerpoint, spam. Tudo junto e misturado! Era difícil, em uma olhada, priorizar a leitura do que era mais importante. Então tinha que dar uma lida superficial em tudo de uma vez só. Pra resolver esse problema, adotei os recursos de filtros e marcadores do Gmail. Eles me ajudam a fazer o "trabalho sujo": separar os inúteis, os menos importantes e os mais importantes.

E-mails inúteis
A primeira coisa que fiz foi identificar o que era lixo. Sabe aquelas listas em que você se cadastra em uma determinada época e depois de um tempo não te interessam mais? Ou então aqueles e-mails com anúncios e promoções nada a ver com você (spams malditos!)? Pois é. Fiz uma busca na minha caixa de entrada, identifiquei esses e-mails e gastei um tempinho pra cancelar as assinaturas. Geralmente o link para isso fica no fim da mensagem, mas infelizmente algumas empresas não o disponibilizam de maneira fácil ou o processo de cancelamento te leva a uma infinidade de páginas confusas. Para esses casos, criei filtros para que as mensagens fossem deletadas automaticamente ao serem recebidas (outra opção é selecionar a mensagem e clicar no botão spam, daí os correios eletrônicos desse remetente sempre serão enviados pra sua pasta de Spam).

E-mails menos importantes
Os e-mails menos importantes são aqueles que me interessam, mas não precisam (e nem podem!) ser lidos imediatamente. Para eles criei filtros (e marcadores), assim adio a leitura para um momento em que eu tiver um tempo livre.

Criei os filtros da seguinte maneira: usei algum dado específico do e-mail (endereço, nome do remetente, etc) como critério.

Na próxima etapa, selecionei as ações "Ignorar a caixa de entrada (Arquivar)" e "Aplicar marcador". Daí, criei os marcadores "Em massa" e "Notificações". O "Em massa" é usado para acolher e-mails daquelas pessoas que mandam muitas mensagens por dia (os famosos powerpoint, piadas e afins). Já o "Notificações" recebe as notificações das diversas redes sociais e grupos que participo.

Resultado: esses e-mails menos importantes não ficam fazendo volume na minha caixa de entrada (pois são automaticamente arquivados) nem mostram notificações de sua chegada, o que pra mim é ótimo, pois me faz manter o foco no que estou fazendo por mais tempo, já que sou interrompida apenas por mensagens realmente importantes.

Para não ter que entrar no marcador para saber se há alguma mensagem nova, mantenho a opção "mostrar em conversas não lidas" ativada, assim o marcador é mostrado quando há novas mensagens indicando entre parênteses a quantidade delas.


E-mails mais importantes
Para os e-mails mais importantes, adotei a técnica vinda do GTD em conjunto com marcadores.

Quando recebo um e-mail importante, faço as seguintes perguntas:
- Precisa de alguma ação?
- Não precisa de ação. > Precisarei consultar mais tarde? Se sim: Arquivo. Se não: Deleto.
- Sim, precisa de ação. > Leva menos de 2 minutos pra responder/fazer? Se sim: Respondo/Faço. Se não: Aplico o marcador “Responder/Ação” ou “Mais tarde”.

“Responder/ Ação” é o marcador dos e-mails que precisam de uma resposta mais longa ou de alguma ação, como uma pesquisa, por exemplo . “Mais tarde” é o marcador dos e-mails que vou ler (com mais calma) mais tarde.

Caixa Prioritária
Outro recurso interessante (e até mais prático) do Gmail para separar mensagens menos e mais importantes é a Caixa Prioritária.

“Como a Caixa prioritária funciona: o Gmail analisa os novos e-mails recebidos para determinar o que é importante, considerando como você tratou mensagens semelhantes anteriormente, quem é o destinatário principal da mensagem e vários outros fatores.”

Além da análise automática do Google, você pode analisar cada mensagem e definir se ela é mais ou menos importante, selecionando-a e clicando nas setinhas mais ou menos. Para ativar esse recurso, vá nas configurações de Google Mail > Caixa Prioritária e selecione "Exibir a Caixa prioritária".

O único inconveniente (pra mim) é que as mensagens menos importantes não são automaticamente arquivadas e continuam “poluindo” a minha caixa de entrada, mas é uma boa pra quem não tem tempo de criar filtro por filtro.

Paciência
Não foi de um dia para o outro que minha caixa de e-mail ficou do jeitinho que eu queria, pois a análise dos emails inúteis, menos e mais importantes leva algum tempo: À medida que eles vão chegando é que os filtros vão sendo criados. Mas valeu muito a pena ter um pouquinho de paciência. Vamos organizar a sua também?

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